隐私政策

1. 基本方针

株式会社 TOMO JAPAN（以下简称「本公司」）遵守《个人信息保护法》及其他相关法令，对在本公司提供的咨询、实务支援、联络协调、翻译与口译、陪同支援、结算与请款及其他相关业务中取得的个人信息，予以妥善且审慎的处理。

2. 收集的个人信息

本公司会根据服务内容，在必要范围内收集以下信息。并非所有服务都会收集全部信息。

• 姓名、住址、电话号码、邮箱地址、社交媒体账号等联系方式
• 国籍、语言，以及有关在留、留学、学校、生活的咨询内容
• 预约号、订单号、配送单号、对方机构的名称与联系方式等，履行委托事项所需的信息
• 翻译与口译、联络协调、陪同支援等所需的资料与委托内容
• 结算金额、结算结果、交易编号、支付状态等，订单与请款管理所需的信息
• 网站浏览记录、Cookie，以及通过访问分析取得的信息

涉及医疗、在留、身份、合同等重要事项的信息时，本公司将其限定在服务提供所必需的范围内，并对收集与使用的必要性予以充分考虑。

3. 个人信息的收集方式

本公司通过咨询表单、申请表单、邮件、电话、LINE、微信、面谈、资料提交、结算手续以及网站浏览等方式收集个人信息。

4. 使用目的

本公司将收集的个人信息用于以下目的。

• 对各类咨询及委托的答复与联络
• 确认服务内容、能否受理、报价、费用及推进方式
• 提供本服务、身份确认、必要资料的确认与进度管理
• 预约、电话、邮件、现场确认、陪同、翻译与口译等实务支援
• 留学支援、生活支援、商务支援、AI 应用支援等咨询服务
• 结算、请款、到账确认、退款与交易管理
• 与合作专家、学校、医疗机构、行政机关、企业、店铺、配送公司等的联络协调
• 服务改进、质量管理、防止不正当使用与纠纷处理
• 依据法令或应公共机关的要求作出的应对

5. 咨询的处理

为回应客户的各类咨询，本公司会使用姓名、联系方式、咨询内容、希望的联络方式及以往的沟通记录。即使内容尚未整理清楚，本公司也会在确认所需范围的同时予以处理。

6. 服务提供

本公司根据客户的委托内容，使用为进行信息整理、联络协调、电话与预约等支援、翻译与口译、陪同、资料确认及其他实务支援所必需的信息。

7. 身份确认

出于委托内容、对方机构的要求、结算与请款管理、对披露等请求的处理、防止不正当使用等目的，本公司可能在必要范围内进行身份确认。

8. 预约、电话、陪同等支援业务

进行电话联络、预约、变更、问询、陪同支援、现场确认等时，本公司会根据客户的委托，向对方机构传达姓名、预约号、订单号、联络内容及其他为达成目的所必需的信息。所传达的信息原则上限定在委托目的所必需的范围内。

9. 留学支援

提供留学咨询、择校、申请准备、来日前后的准备支援等服务时，本公司可能在与学校、教育机构、相关业者进行联络协调所必需的范围内使用个人信息。

10. 翻译与口译

在翻译与口译业务中，翻译对象资料、对话内容、对方信息等可能包含个人信息。本公司在履行业务所必需的范围内处理这些信息，不进行不必要的使用或共享。

11. 结算与请款

为进行结算、请款、到账确认、退款、收据开具与交易管理，本公司可能收集并使用结算金额、结算结果、交易编号、支付状态、账单接收方信息等。

信用卡号等支付信息，在 KOMOJU 等第三方支付服务提供商的结算页面处理，不经过本公司的服务器。本公司不保存卡号。

12. 向第三方提供

除法令规定的情形外，本公司不会在未事先取得本人同意的情况下向第三方提供个人信息。但为实施客户委托的服务，本公司可能向学校、医疗机构、行政机关、管理公司、店铺、住宿设施、运输与配送业者、专家、合作业者等传达必要信息。

即使在上述情形下，所提供的信息原则上也限定在实现客户委托目的所必需的范围内。法令要求取得本人同意时，本公司将取得必要的同意。

13. 业务委托

出于服务提供、翻译与口译、系统运营、结算、表单管理、邮件发送、会计处理、访问分析等目的，本公司可能将个人信息的处理委托给外部业者。此时，本公司会对受托方进行必要且适当的监督。

14. 外部服务的使用

本公司可能将 Microsoft Forms、Google Analytics、Microsoft Clarity、LINE、微信、KOMOJU 及其他外部服务用于表单、邮件、结算、访问分析与联络手段。这些外部服务中的信息处理，遵循各服务提供商的条款与隐私政策。

15. 涉及境外经营者或信息出境时的处理

在使用 LINE、微信、支付服务、访问分析工具、云服务等由境外经营者提供或使用境外服务器的服务时，个人信息可能在日本境外被处理。向位于境外的第三方提供个人信息时，本公司将依据日本《个人信息保护法》，原则上事先取得本人同意。届时，本公司会事先向本人提供移转目的地国家或地区的名称、该国家或地区个人信息保护制度的相关信息，以及接收方所采取保护措施的相关信息。若客户选择使用 LINE、微信等境外经营者提供的联络方式，经由该服务进行联络所涉及的个人信息处理，将适用各经营者自身的隐私政策。

16. Cookie 等

本网站可能出于提升便利性、掌握使用状况与改进服务的目的，使用 Cookie 及其他类似技术。您可以通过浏览器设置停用 Cookie，但部分功能可能因此无法使用。

17. 访问分析

本网站可能出于改进服务的目的，使用由 Google LLC 提供的 Google Analytics 以及由 Microsoft Corporation 提供的 Microsoft Clarity。这些工具会使用 Cookie 等技术，收集浏览页面、操作状况、终端信息等。所收集的信息依据各公司的隐私政策进行管理。

Google 隐私政策／Google Analytics 停用插件／Microsoft 隐私声明

18. 安全管理措施

为防止个人信息泄露、灭失、毁损、非法访问、篡改等，本公司采取访问权限管理、处理范围限定、对相关人员的提醒、外部服务的适当选定等必要且适当的安全管理措施。

19. 个人信息的保存期限

本公司在达成使用目的所必需的期间、法令要求保存的期间，以及作为交易记录、会计记录与咨询处理记录合理必要的期间内保存个人信息。对于不再需要的个人信息，将以适当方式删除或管理。

20. 披露、更正、删除等

当本人提出对其个人信息的披露、更正、追加、删除、停止使用、停止向第三方提供等请求时，本公司将在进行身份确认后，依照法令在合理范围内予以处理。

21. 未成年人的个人信息

未成年人使用本服务时，本公司可能根据服务内容确认监护人等法定代理人的同意。在留学支援、生活支援、学校相关联络等场合处理未成年人信息时，本公司会充分考虑必要性与范围。

22. 隐私政策的变更

本公司可根据法令变更、服务内容变更、经营上的必要性等，对本政策进行变更。变更后的内容自登载于本公司网站之时起生效。

23. 咨询窗口

有关个人信息处理的咨询、投诉及披露等请求，请通过以下窗口与我们联系。

• 经营者名称：株式会社 TOMO JAPAN
• 代表人：代表董事 杨 卫水
• 所在地：〒222-0033 神奈川县横滨市港北区新横滨三丁目9番5号 新横滨第3东升大厦
• 邮箱：info@tomo-japan.co.jp

制定日：2026年6月28日／最后更新日期：2026年9月1日