プライバシーポリシー

1. 基本方針

株式会社TOMO JAPAN（以下「当社」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律その他関係法令を遵守し、当社が提供する相談、実務支援、連絡調整、翻訳・通訳、同行支援、決済・請求その他関連業務において取得する個人情報を、適切かつ慎重に取り扱います。

2. 取得する個人情報

当社は、サービス内容に応じて必要な範囲で、以下の情報を取得する場合があります。すべてのサービスでこれらすべての情報を取得するものではありません。

• 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、SNSアカウント等の連絡先
• 国籍、言語、在留・留学・学校・生活に関する相談内容
• 予約番号、注文番号、配送番号、相手先機関の名称・連絡先等、委託事項の遂行に必要な情報
• 翻訳・通訳、連絡調整、同行支援等に必要な資料や依頼内容
• 決済金額、決済結果、取引番号、支払状況等、注文・請求管理に必要な情報
• ウェブサイトの閲覧履歴、Cookie、アクセス解析により取得される情報

医療、在留、身分、契約その他重要な事項に関する情報を取り扱う場合は、サービス提供に必要な範囲に限定し、取得・利用の必要性に配慮します。

3. 個人情報の取得方法

当社は、お問い合わせフォーム、申込フォーム、メール、電話、LINE、WeChat、面談、書類の提出、決済手続、ウェブサイトの閲覧等を通じて、個人情報を取得します。

4. 利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

• お問い合わせ、ご相談、ご依頼への回答および連絡
• サービス内容、対応可否、見積り、料金、進め方の確認
• 本サービスの提供、本人確認、必要資料の確認、進行管理
• 予約、電話、メール、現地確認、同行、翻訳・通訳等の実務支援
• 留学支援、生活支援、ビジネス支援、AI活用支援等の相談対応
• 決済、請求、入金確認、返金、取引管理
• 提携専門家、学校、医療機関、行政機関、企業、店舗、配送会社等との連絡調整
• サービス改善、品質管理、不正利用防止、トラブル対応
• 法令または公的機関からの要請への対応

5. お問い合わせ・相談対応

当社は、お客様からのお問い合わせや相談に対応するため、氏名、連絡先、相談内容、希望する連絡方法、過去の対応履歴等を利用します。内容がまだ整理されていない場合でも、必要な範囲を確認しながら対応します。

6. サービス提供

当社は、お客様の依頼内容に応じて、情報整理、連絡調整、電話・予約等のサポート、翻訳・通訳、同行、資料確認、その他実務支援を行うために必要な情報を利用します。

7. 本人確認

依頼内容、相手先機関の求め、決済・請求管理、開示等の請求への対応、不正利用防止等のため、当社は必要な範囲で本人確認を行う場合があります。

8. 予約・電話・同行等の支援業務

電話連絡、予約、変更、問い合わせ、同行支援、現地確認等を行う場合、当社はお客様の依頼に基づき、相手先機関へ氏名、予約番号、注文番号、連絡内容、その他目的達成に必要な情報を伝えることがあります。伝える情報は、原則として依頼目的に必要な範囲に限定します。

9. 留学支援

留学相談、学校選び、出願準備、来日前後の準備支援等を行う場合、当社は学校、教育機関、関係事業者等との連絡調整に必要な範囲で個人情報を利用することがあります。

10. 翻訳・通訳

翻訳・通訳業務では、翻訳対象資料、会話内容、相手先情報等に個人情報が含まれる場合があります。当社は、業務遂行に必要な範囲でこれらを取り扱い、不要な利用や共有を行いません。

11. 決済・請求

当社は、決済・請求・入金確認・返金・領収書発行・取引管理のため、決済金額、決済結果、取引番号、支払状況、請求先情報等を取得・利用する場合があります。

クレジットカード番号等の決済情報は、KOMOJU等の第三者決済サービス提供事業者の決済画面で処理され、当社のサーバーを経由しません。当社がカード番号を保存することはありません。

12. 第三者提供

当社は、法令に基づく場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。ただし、お客様から依頼されたサービスを実施するために、学校、医療機関、行政機関、管理会社、店舗、宿泊施設、運輸・配送事業者、専門家、提携事業者等へ必要な情報を伝える場合があります。

この場合でも、提供する情報は、原則としてお客様の依頼目的を実現するために必要な範囲に限定します。法令上本人同意が必要な場合は、必要な同意を取得します。

13. 業務委託

当社は、サービス提供、翻訳・通訳、システム運用、決済、フォーム管理、メール配信、会計処理、アクセス解析等のため、個人情報の取扱いを外部事業者に委託する場合があります。この場合、当社は委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

14. 外部サービスの利用

当社は、フォーム、メール、決済、アクセス解析、連絡手段として、Microsoft Forms、Google Analytics、Microsoft Clarity、LINE、WeChat、KOMOJUその他外部サービスを利用する場合があります。これら外部サービスにおける情報の取扱いは、各サービス提供事業者の規約およびプライバシーポリシーに従います。

15. 海外事業者・国外への情報移転が発生する場合の取扱い

LINE、WeChat、決済サービス、アクセス解析ツール、クラウドサービス等、外国にある事業者または国外サーバーを利用する場合、個人情報が国外で取り扱われることがあります。外国にある第三者へ個人情報を提供する場合、当社は、個人情報保護法に基づき、原則としてあらかじめご本人の同意を取得します。その際、移転先の国または地域の名称、当該国・地域における個人情報の保護に関する制度、および移転先の第三者が講ずる保護措置に関する情報を、あらかじめご本人に提供します。なお、LINE・WeChat等、外国にある事業者が提供する連絡手段をご希望された場合、当該サービスを経由する連絡に伴う個人情報の取扱いは、各事業者のプライバシーポリシーに基づきます。

16. Cookie等

当サイトでは、利便性向上、利用状況の把握、サービス改善のため、Cookieその他類似技術を使用することがあります。ブラウザの設定によりCookieを無効にできますが、一部機能が利用できない場合があります。

17. アクセス解析

当サイトでは、サービス改善のため、Google LLC が提供する Google Analytics および Microsoft Corporation が提供する Microsoft Clarity を利用する場合があります。これらのツールはCookie等を使用し、閲覧ページ、操作状況、端末情報等を収集することがあります。収集された情報は、各社のプライバシーポリシーに基づき管理されます。

Google プライバシーポリシー／Google Analytics オプトアウト アドオン／Microsoft プライバシーステートメント

18. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、アクセス権限の管理、取扱い範囲の限定、関係者への注意喚起、外部サービスの適切な選定等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

19. 個人情報の保存期間

当社は、利用目的の達成に必要な期間、法令上保存が必要な期間、取引記録・会計記録・問い合わせ対応履歴として合理的に必要な期間、個人情報を保存します。不要となった個人情報は、適切な方法で削除または管理します。

20. 開示・訂正・削除等

ご本人から、個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止等の請求があった場合、当社は本人確認を行ったうえで、法令に従い合理的な範囲で対応します。

21. 未成年者の個人情報

未成年者が本サービスを利用する場合、サービス内容に応じて親権者等の法定代理人の同意を確認することがあります。留学支援、生活支援、学校関連の連絡等において未成年者の情報を取り扱う場合は、必要性と範囲に配慮して取り扱います。

22. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の変更、サービス内容の変更、事業上の必要性等に応じて、本ポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当社ウェブサイトに掲載した時点で効力を生じます。

23. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、開示等の請求は、以下の窓口までご連絡ください。

• 事業者名：株式会社TOMO JAPAN
• 代表者：代表取締役 楊 衛水
• 所在地：〒222-0033 神奈川県横浜市港北区新横浜三丁目9番5号 新横浜第3東昇ビル
• メール：info@tomo-japan.co.jp

制定日：2026年6月28日／最終改定日：2026年9月1日